Giao việc: kỹ năng khó nhất của người mới làm quản lý

Người vừa được thăng lên quản lý thường mắc cùng một lỗi, và lỗi đó xuất phát từ chính thứ khiến họ được thăng: họ giỏi việc chuyên môn.

Nên khi cần giao một việc, họ tính nhanh trong đầu: giải thích mất hai mươi phút, tự làm mất ba mươi phút, người kia làm chắc sẽ không bằng mình. Kết luận hợp lý là tự làm.

Phép tính đó đúng cho lần đầu. Nó sai từ lần thứ ba trở đi — và nó là lý do người quản lý mới thường kiệt sức trong khi đội ngũ không lớn lên.

Bốn mức giao việc

Giao việc không phải là chuyện có hoặc không. Nó có mức, và mức phải khớp với người và với việc.

Mức	Cách nói	Dùng khi
1 — Làm theo hướng dẫn	"Làm việc này theo cách này"	Người mới, việc có rủi ro cao
2 — Đề xuất rồi làm	"Em xem nên làm thế nào rồi bàn với anh trước khi làm"	Đang học, việc quan trọng
3 — Làm rồi báo	🔴 "Em quyết rồi báo lại anh" — đây là mức phần lớn việc nên ở	Người đã vững
4 — Tự lo	"Mảng này của em, khi nào cần thì nói"	Người đã chứng minh nhiều lần

Sai lầm phổ biến là dùng một mức cho mọi người và mọi việc. Giao mức 4 cho người mới là bỏ mặc; giữ mức 1 với người đã vững là làm họ chán và rời đi.

Điều nên làm: nói rõ đang giao ở mức nào. Phần lớn hiểu lầm giữa quản lý và nhân viên nằm ở chỗ hai bên tưởng đang ở hai mức khác nhau.

Giao cái gì trước

1. Việc lặp lại. Đầu tư giải thích một lần, thu lại mãi mãi. Đây luôn là nhóm đáng giao đầu tiên.
2. Việc người khác làm tốt hơn mình. Nghe hiển nhiên nhưng nhiều người quản lý giữ lại vì quen tay.
3. Việc là cơ hội học cho người khác — kể cả khi mình làm nhanh hơn.
4. Việc mình không thích làm. Cẩn thận với nhóm này: chỉ giao việc chán mà không giao việc thú vị là cách nhanh nhất làm mất người giỏi.

Không nên giao: việc liên quan tới đánh giá và lương của chính nhóm, việc xử lý khủng hoảng ở mức cần thẩm quyền, và những cuộc trò chuyện khó với từng người.

Giao thế nào cho đúng

1. Nói kết quả cần đạt, không nói các bước. Trừ mức 1, hãy để người làm tự tìm cách — đó chính là phần họ học được.
2. Nói rõ ràng buộc — hạn, ngân sách, những gì không được làm.
3. Nói vì sao việc này quan trọng. Người hiểu bối cảnh sẽ xử lý đúng những tình huống mình chưa lường tới.
4. Hỏi lại xem họ hiểu thế nào. "Em tóm tắt lại giúp anh" phát hiện phần lớn hiểu nhầm ngay tại chỗ.
5. Thống nhất mốc kiểm tra — không phải để giám sát mà để can thiệp kịp nếu lệch hướng.
6. Nói rõ khi nào thì phải hỏi lại mình. Ranh giới này giúp người làm dám quyết trong phạm vi của họ.

Phần khó nhất: chấp nhận kết quả khác ý mình

🔴 Nếu yêu cầu kết quả phải giống hệt cách mình làm, thì đó không phải giao việc mà là điều khiển từ xa.

Câu hỏi đúng khi nhận lại kết quả không phải "có giống cách mình làm không" mà là "cái này có đủ tốt cho mục đích của nó không".

Phần lớn công việc không cần làm tốt nhất có thể — nó cần đủ tốt và xong đúng hạn. Người quản lý không phân biệt được hai điều này sẽ không bao giờ giao được việc gì.

Khi người làm gặp khó

Tình huống quen thuộc: người được giao quay lại nói không làm được, và người quản lý cầm lấy làm luôn.

Làm vậy giải quyết được việc hôm nay và tạo ra một thói quen rất tốn kém: lần sau họ sẽ quay lại sớm hơn.

Thay vì	Hãy
Cầm lấy làm hộ	Hỏi "em đã thử cách nào rồi?"
Đưa đáp án	Đưa hướng: "thử xem lại phần này"
Làm mẫu rồi bảo làm theo	Làm cùng một lần, rồi để họ làm lần sau
Nói "để anh làm cho nhanh"	Hỏi "em cần gì để làm được việc này?"

⚠️ Ngoại lệ: khi thật sự gấp và hậu quả lớn thì cầm lấy làm là đúng — nhưng sau đó phải quay lại xem xét, nếu không thì ngoại lệ sẽ thành thói quen.

Khi kết quả không đạt

1. Tìm nguyên nhân trước khi phản ứng. Thiếu kỹ năng, thiếu thông tin, thiếu quyền, hay thiếu nỗ lực — bốn nguyên nhân này cần bốn cách xử lý khác nhau.
2. Xem lại phần mình. Rất nhiều trường hợp là do giao chưa rõ hoặc giao sai mức.
3. Nói riêng, cụ thể, và sớm.
4. Đừng rút lại việc ngay. Rút việc sau một lần trượt dạy người ta rằng thử là nguy hiểm — và từ đó không ai dám nhận việc khó.

Kiểm tra mỗi quý

Nhìn lại lịch một tuần và hỏi: việc nào ở đây chỉ mình làm được?

Với người quản lý làm tốt, tỷ lệ này tăng dần theo thời gian — vì mọi thứ khác đã được giao đi. Nếu sau một năm nó không đổi, thì việc giao đang không diễn ra dù mình nghĩ là có.

Giao việc rồi vẫn phải sửa lại nhiều thì sao?

Ở giai đoạn đầu thì đây là bình thường và là một phần chi phí của việc đào tạo. Nếu tình trạng không giảm sau nhiều lần thì nên xem lại việc giao có rõ không và mức giao có phù hợp với năng lực hiện tại không.

Đội ngũ quá mỏng thì giao cho ai?

Khi không có người để giao thì vấn đề là nguồn lực chứ không phải kỹ năng giao việc, và đó là việc cần nêu lên với cấp trên bằng số liệu cụ thể. Trong lúc chờ, nên ưu tiên cắt bớt việc thay vì cố làm hết.

Làm sao biết nên giao ở mức nào?

Dựa trên hai yếu tố: người đó đã làm việc tương tự bao nhiêu lần, và hậu quả nếu sai lớn tới đâu. Khi chưa chắc thì nên giao ở mức thấp hơn một bậc rồi nâng dần sau vài lần thành công.

Người được giao không muốn nhận thêm việc thì sao?

Nên tìm hiểu lý do trước, vì có thể họ đang quá tải hoặc không thấy việc đó dẫn tới đâu. Giao việc kèm giải thích nó mở ra cơ hội gì thường nhận được phản ứng khác hẳn so với giao như một mệnh lệnh.