Nói và viết trước công chúng: kỹ năng đổi cả vị thế

Có một giới hạn mà nhiều người giỏi chuyên môn gặp phải: ảnh hưởng của họ dừng lại ở ranh giới những người từng làm việc trực tiếp với họ.

Vượt qua ranh giới đó cần một thứ khác — khả năng làm cho người chưa từng gặp mình hiểu được mình biết gì. Và đó là kỹ năng học được, không phải năng khiếu.

Nguyên tắc chung cho cả nói và viết

Người nghe không quan tâm tới mình; họ quan tâm tới vấn đề của họ. Mọi lỗi trình bày phổ biến đều bắt nguồn từ việc quên điều này.

• Trình bày theo trình tự mình đã làm, thay vì theo thứ tự người nghe cần biết
• Kể hết những gì mình biết, thay vì chọn phần liên quan
• Dùng từ chuyên môn của mình, thay vì từ của người nghe
• Để kết luận ở cuối, trong khi người nghe cần nó ở đầu

Chuẩn bị một bài nói

1. Viết ra một câu duy nhất mà mình muốn người nghe nhớ sau một tuần. Nếu không viết được thành một câu thì bài nói chưa sẵn sàng.
2. Chọn ba ý chính. Không phải bảy. Người nghe nhớ được ba.
3. Mỗi ý một ví dụ cụ thể. Ví dụ là thứ được nhớ; lập luận thì không.
4. Mở đầu bằng vấn đề của người nghe, không mở đầu bằng giới thiệu bản thân.
5. Kết bằng điều họ nên làm tiếp theo.
6. Cắt đi một phần ba. Gần như mọi bài nói đều dài hơn mức cần.

🔴 Chuẩn bị phần hỏi đáp kỹ hơn phần trình bày. Đây là phần người nghe nhớ nhất và cũng là phần ít ai chuẩn bị. Viết ra năm câu hỏi khó nhất có thể bị hỏi và trả lời thử.

Slide

Nên	Tránh
Một ý mỗi slide	Đọc nguyên văn slide
Hình và số, ít chữ	Slide dày chữ để người ta vừa đọc vừa nghe
Chuẩn bị được cả khi không có slide	🔴 Phụ thuộc hoàn toàn vào máy chiếu
Tài liệu chi tiết gửi riêng sau	Nhồi mọi chi tiết vào slide

Khi đứng nói

• Tập nói thành tiếng ít nhất ba lần, không phải đọc thầm. Bài nói trong đầu và bài nói ra miệng là hai thứ khác nhau.
• Đứng vững, nói chậm hơn mức thấy tự nhiên. Người hồi hộp luôn nói nhanh hơn mình tưởng.
• Dừng lại sau mỗi ý. Khoảng lặng làm ý vừa nói đọng lại, và nó cũng cho mình thời gian thở.
• Nhìn vào vài người cụ thể thay vì nhìn lướt cả phòng.
• Không xin lỗi vì bất cứ điều gì ở đầu bài — không xin lỗi vì chuẩn bị vội, vì không phải chuyên gia, vì micro.
• Không biết thì nói không biết và hẹn tìm hiểu lại. Điều này tăng uy tín, không giảm.

Nỗi sợ

Hồi hộp trước khi nói là bình thường và nó không biến mất hoàn toàn, kể cả với người nói nhiều. Điều thay đổi được là cách xử lý:

1. Chuẩn bị kỹ. Phần lớn nỗi sợ đến từ việc chưa chắc mình sẽ nói gì.
2. Thuộc riêng phần mở đầu. Qua được hai phút đầu thì phần còn lại dễ hẳn.
3. Đến sớm, đứng thử ở chỗ sẽ đứng, nói chuyện với vài người trong khán phòng trước khi bắt đầu.
4. Nói ở những nhóm nhỏ trước. Không ai bắt đầu bằng hội trường lớn.
5. Chấp nhận rằng hồi hộp không nhìn thấy được từ bên dưới ở mức mà mình cảm nhận.

Viết

Viết có sức lan xa hơn nói: nó đi tới người mình chưa gặp, và nó tồn tại sau khi mình đã quên.

• Kết luận ở đầu. Người bận đọc ba dòng đầu rồi quyết có đọc tiếp không.
• Câu ngắn, đoạn ngắn. Câu dài là dấu hiệu suy nghĩ chưa gọn.
• Bỏ hết từ đệm. Đọc lại và xoá mọi từ không đổi nghĩa nếu bỏ đi.
• Một ý mỗi đoạn.
• Viết như đang nói với một người cụ thể. Giọng trang trọng chung chung là giọng không ai đọc hết.
• Để qua một đêm rồi đọc lại. Phần lớn cải thiện đến từ lần đọc thứ hai.

Viết gì

Người mới thường nghĩ phải viết điều gì mới mẻ. Thực ra thứ có giá trị nhất là giải thích rõ một điều mình làm hằng ngày — thứ với mình là hiển nhiên nhưng với người ngoài thì không.

• Một vấn đề mình đã gỡ và cách gỡ
• Một sai lầm đã mắc và bài học
• Cách mình quyết một việc thường gặp
• Trả lời một câu hỏi mà nhiều người hay hỏi mình

Bắt đầu từ đâu

Không cần hội thảo lớn hay bài viết dài. Bắt đầu bằng những việc có rủi ro thấp:

1. Trình bày nội bộ cho nhóm của mình
2. Viết một bản tóm tắt sau mỗi dự án và gửi cho những người liên quan
3. Trả lời câu hỏi trong một cộng đồng nghề
4. Nói ở một buổi gặp nhỏ trong ngành
5. Rồi mới tới những nơi lớn hơn

Sau vài năm làm đều đặn, thứ tích luỹ được là một điều rất khó mua: người trong nghề biết mình là ai và biết mình giỏi cái gì — mà không cần ai giới thiệu.

Không có gì đặc biệt để nói thì viết gì?

Thứ mình làm hằng ngày và thấy hiển nhiên thường lại là thứ người mới vào nghề đang tìm. Bắt đầu bằng việc trả lời một câu hỏi mà đồng nghiệp hay hỏi mình là cách vào dễ nhất.

Sợ bị phản biện hoặc bị chê thì sao?

Phản biện có cơ sở là thứ đáng hoan nghênh vì nó giúp mình chính xác hơn, còn công kích vô căn cứ thì không cần trả lời. Cách giảm rủi ro là nói rõ phạm vi bài viết và thừa nhận những gì mình chưa chắc.

Nói trước công chúng có cần học lớp không?

Một khoá cơ bản giúp ích, nhưng phần lớn tiến bộ đến từ việc nói thật nhiều lần và xem lại bản ghi hình của chính mình. Tự quay lại một lần thường cho nhiều bài học hơn cả một buổi học.

Viết bằng tiếng Việt hay tiếng Anh?

Tuỳ vào người mình muốn tới được, và với phần lớn người thì viết cho cộng đồng trong nước bằng tiếng Việt có tác động trực tiếp hơn. Nếu lĩnh vực mang tính quốc tế thì viết cả hai là lựa chọn tốt, nhưng nên bắt đầu bằng ngôn ngữ mình viết tự nhiên hơn.