Làm việc từ xa: giao tiếp khi không ngồi cùng phòng

Khi cả nhóm ngồi cùng một phòng, rất nhiều thứ tự diễn ra: người ta nghe được câu chuyện bên cạnh, thấy ai đang căng thẳng, hỏi nhanh một câu mà không cần hẹn.

Làm việc từ xa không xoá bỏ những nhu cầu đó — nó chỉ buộc phải làm chúng một cách có chủ đích. Nhóm nào không làm thì mất chúng mà không nhận ra.

Viết cho người không có mặt

Đây là kỹ năng nền của làm việc từ xa: người đọc không có bối cảnh mà mình đang có trong đầu.

1. Nêu bối cảnh trước. Một hai câu về việc đang bàn là gì — người đọc có thể chưa theo dõi.
2. Viết để đọc được sau ba tháng. Tránh "như đã bàn hôm qua" — nói rõ đã bàn gì.
3. Nói rõ cần gì và hạn khi nào.
4. Lường trước câu hỏi. Ở gần thì hỏi một câu mất mười giây; từ xa thì có thể mất một ngày.
5. Ghi lại quyết định ở nơi tìm được. Quyết định nằm trong một cuộc trò chuyện trôi qua thì coi như không tồn tại.

Chọn kênh cho đúng việc

Sai lầm tốn kém nhất là dùng văn bản cho việc có cảm xúc. Một tin nhắn trung tính rất dễ bị đọc thành lạnh lùng hoặc trách móc, và rồi phải mất nhiều ngày để gỡ.

Họp trực tuyến cho ra việc

• Gửi nội dung trước. Cuộc họp để bàn và quyết, không phải để đọc cho nhau nghe.
• Ngắn hơn họp trực tiếp. Sự tập trung qua màn hình giảm nhanh hơn.
• Bật hình với nhóm nhỏ. Không thấy mặt nhau thì mất phần lớn tín hiệu.
• Mời từng người phát biểu. Trực tuyến không có khoảng ngắt tự nhiên như ngoài đời, nên người ít nói sẽ không bao giờ chen vào được.
• Chốt và ghi lại ngay trong cuộc họp, gửi lại sau đó.
• Chừa vài phút đầu cho chuyện ngoài công việc. Đây là thứ thay cho những câu chuyện hành lang — bỏ nó đi thì nhóm dần thành những người chỉ trao đổi nhiệm vụ.

Với nhiều múi giờ

1. Mặc định là làm việc không cần cùng lúc. Mọi thứ quan trọng phải đọc lại được.
2. Ghi rõ múi giờ trong mọi lịch hẹn.
3. Luân phiên giờ họp để không phải lúc nào cũng một nhóm dậy sớm.
4. Nói rõ khi nào mình rảnh và khi nào không — nếu không thì người ở múi giờ khác sẽ đoán, và thường đoán sai.
5. Không kỳ vọng trả lời ngay. Nếu thật sự gấp thì nói rõ là gấp và gọi.

Những gì dễ mất nhất khi làm từ xa

• Thông tin không chính thức. Những thứ người ta chỉ nói khi tình cờ gặp nhau.
• Tín hiệu về trạng thái của người khác. Không ai thấy ai đang quá tải hay đang chán.
• Người mới hoà nhập. Đây là nhóm thiệt nhất — họ không có cơ hội học bằng cách quan sát.
• Quan hệ. Chúng không tự hình thành qua các cuộc họp có nội dung.

🔴 Bù lại bằng những cơ chế có chủ đích: gặp riêng định kỳ với từng người, một buổi trò chuyện không có nội dung công việc mỗi tháng, và đặc biệt là kèm người mới dày hơn nhiều so với khi ngồi cùng phòng.

Với người quản lý từ xa

• Đo kết quả, không đo thời gian trực tuyến. Theo dõi hoạt động là cách nhanh nhất để mất người giỏi.
• Gặp riêng từng người đều đặn — quan trọng hơn hẳn so với khi làm cùng phòng.
• Hỏi về trạng thái, không chỉ hỏi về tiến độ.
• Ghi nhận công khai. Từ xa thì việc tốt dễ bị chìm hơn nhiều.
• Viết mọi thứ quan trọng ra. Điều nói trong một cuộc gọi thì người vắng mặt không biết.

Với chính mình

• Giờ bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Không có đường về nhà thì ngày làm việc dễ kéo dài vô hạn.
• Một chỗ ngồi riêng cho công việc, dù nhỏ.
• Ra khỏi nhà mỗi ngày.
• Chủ động liên lạc với đồng nghiệp — từ xa thì không có gì tự xảy ra.